Нет, мы, разумеется, далеки от мысли создать руководство для фальшивомонетчиков. Речь пойдет о том, как можно превратить парк печатной техники из центра затрат в центр прибыли. Сегодня задачи бизнеса медленно, но неуклонно начинают смещаться из плоскости развития бизнеса в плоскость интенсификации.
Однако в сфере ИТ-инфраструктуры руководство по унаследованной традиции продолжает гораздо больше внимания уделять проектной деятельности, оставляя «за кадром» вопросы эффективности эксплуатации ИТ-решений.
Между тем, именно здесь находится богатый и практически неосвоенный источник снижения издержек. Одна из статей сокращения расходов, которой пока не уделяется должного внимания, — оптимизация управления парком печатной техники и процессами печати.
"Земля наша велика и обильна, а порядка в ней нет: приходите княжити и володеть нами", — так, по свидетельству древнерусского летописца Нестора, в 862 г. сказали славянские послы варягам из племени русь.
Не будем категорично утверждать, что строки летописи соответствуют исторической правде.
Важно другое — модель аутсорсинга, описанная около двадцати веков назад, актуальна и поныне.
По крайней мере, в области ИТ-инфраструктуры. Сформировав за годы существования «великий и обильный» парк ИТ-оборудования, в частности устройств печати, организации все чаще обнаруживают, что «порядка в нем нет», и начинают задумываться об оптимизации и повышении эффективности управления им.
Вплотную встает вопрос: продолжать ли управление собственными силами или «пригласить варягов», передав процесс на аутсорсинг.
Альтернатива аутсорсингу — внутренний сотрудник. Основной мотив руководителей, отдающих предпочтение собственным сотрудникам: «мои сделают то же самое, и за меньшие деньги».
Однако для компаний, обладающих большим парком техники, такой подход зачастую оказывается нежизнеспособным.
«Во первых, экономическая выгода не должна рассчитываться в размере зарплаты, — утверждает Вячеслав Григоренко, руководитель департамента интеграционных проектов компании „Фан Systems“. – Да, найдя на рынке готового специалиста (что в условиях кадрового голода непростая задача) и загрузив его на 100%, можно в течение непродолжительного времени получать экономию. Но в дальнейшем все равно придется его обучать, в результате косвенные расходы экономию перекроют. Кроме того, наблюдается устойчивый рост размеров зарплат ИТ специалистов».
Во вторых, уровень обслуживания компании аутсорсера не сравним с уровнем обслуживания внутреннего сотрудника. Если он по каким то причинам не может выполнять свои обязанности (болезнь, семейные обстоятельства, увольнение), его обязанности либо ложатся дополни тельным грузом на коллег, либо этот участок работы оказывается бесхозным, и работа приостанавливается. «Аутсорсер же обеспечивает бесперебойность процесса, готовя страховку заранее, обеспечивая резервный персонал, способный мгновенно прийти на замену основному составу, — рассказывает Алексей Ламыкин, технический директор компании „Фан Systems“. – Кроме того, аутсорсер может обеспечить работу в режиме, отличном от обычного рабочего графика. Для собственного сотрудника выход за рамки графика будет связан с хроническими переработками».
Важно отметить, что аутсорсер гарантирует стабильность и надежность работы. Гарантией служит договор об уровне сервиса (SLA), где подробно описаны параметры работы аутсорсера: время реагирования на запрос, должностные обязанности оператора и т. п. Договор предусматривает также штрафные санкции за невыполнение обязательств.
Получить компенсацию с собственного сотрудника практически невозможно, максимум, что компания может сделать, — уволить нерадивого работника.
По всем направлениям
Управление парком печатной техники и процессами печати включает в себя несколько направлений:
- мониторинг оборудования. Он производится либо на месте, либо дистанционно: практически вся современная печатная техника имеет сетевой интерфейс и поддерживает возможность удаленного администрирования;
- помощь пользователям, консультации. «Мы можем обеспечить как присутствие аутсорсингового сотрудника в офисе заказчика, так и удаленную работу. Для этого в компании „Фан Systems“ работает help desk с выделенным телефонным номером», — рассказывает Вячеслав Григоренко;.
- координация деятельности по организации поставки и поддержки техники и расходных материалов для печати и постпечатных работ;
- контроль SLA.
«Мы берем на себя ответственность за всю систему печати у заказчика, — подчеркивает Алексей Ламыкин. — Причем это не просто сервисное обслуживание, а координация всех вопросов, связанных с печатной техникой».
Важна каждая мелочь
Работа с любым заказчиком подразумевает создание отчетности.
Однако отчет аутсорсера не ограничивается банальной статистикой, подтверждающей исполнение SLA. В отчет, как правило, включается раздел предложений по оптимизации работы (сокращению расходов, увеличению производительности и т. п.). От внутренних сотрудников, особенно работающих в организации не один год, подобные предложения поступают гораздо реже: им сложнее увидеть ситуацию со стороны.
«Приходя к заказчику и проводя аудит используемого оборудования, мы практически сразу обнаруживаем „узкие места“, — рассказывает Вячеслав Григоренко. — Первое, что бросается в глаза, — необходимость оптимизации парка печатной техники. Например, повсеместно обнаруживается использование струйных технологий в отделах, сотрудники которых распечатывают очень много документов, но у которых нет необходимости цветной печати. Это очень нерационально изза дороговизны расходных материалов. Соответственно, мы советуем струйные принтеры переместить в другие подразделения или вовсе списать, а вместо них установить лазерные. Стоимость владения таким устройством и себестоимость печати получается гораздо ниже».
Другой источник оптимизации — распределение нагрузки по печатным устройствам. Зачастую парк печатной техники формируется в компании достаточно бессистемно. В результате в одном отделе может простаивать мощное устройство, в то время как в другом мучаются с маленьким принтером. Между тем, себестоимость печати на большом устройстве, как правило, гораздо ниже. Просто поменяв местами два принтера, можно оптимизировать расходы заказчика и увеличить производительность работы двух отделов.
Бессистемность формирования парка печатной техники вынуждает компанию постоянно хранить на складе большой резервный запас расходных материалов. «Это необоснованное изъятие денег из оборота компании, — отмечает Вячеслав Григоренко. — Можно оптимизировать расходы, приведя парк к единообразию: это сократит нагрузку на складские площади и затраты на расходные материалы. Кроме того, сотрудникам намного легче пользоваться типовой техникой».
Оптимизировать расходы на печать можно и за счет специализированных решений, повышающих контроль процесса печати. Рассмотрим ситуацию, типичную для подавляющего большинства офисов: принтер «зажевал» бумагу. Пользователи, не зная о том, что принтер вышел из строя, продолжают посылать на него задания. Выяснив, что устройство недоступно для работы, они направляют те же задания на другой принтер. Вскоре принтер приводится в работоспособное состояние, и… добросовестно выполняет все накопившиеся задания, распечатывая документы, которые к тому времени уже не нужны — ведь они напечатаны на другом устройстве. Поскольку такие сбои происходят регулярно, сотни, а то и тысячи листов тратятся впустую. Избежать подобных ситуаций помогут решения, позволяющие пользователю получать отпечатанный материал только после того, как он подошел к принтеру и авторизовался (например по карточке доступа в помещения или путем ввода PIN кода). В случае неработоспособности данного устройства можно авторизоваться на другом, которое и исполнит задание. При такой организации процесса печати задания не накапливаются в длинную очередь, лишние документы не распечатываются. К тому же система позволяет осуществлять учет документов, печатаемых каждым сотрудником, а это неплохой «психологический контролер» — зная о наличии такой системы, сотрудники не распечатывают документы, не относящиеся к выполнению профессиональных обязанностей.
Процесс печати может быть оптимизирован по видам документов.
«Мы можем посоветовать, например, какие виды устройств лучше подходят для печати определенных видов документов, — рассказывает Вячеслав Григоренко. — Неоптимальная расстановка техники с точки зрения видов документов бросается в глаза сразу. Так, в отделе маркетинга может стоять два принтера — монохромный и струйный. При этом струйный загружен постоянно, поскольку 99% всех материалов отдела являются полноцветными, а монохромный хронически простаивает. В такой ситуации мы советуем перераспределить технику».
Когда возникает вопрос о приобретении новой техники, аутсорсер может предложить наиболее выгодное решение. «Мы можем соотнести потребности и пожелания заказчика со спектром рыночных предложений, — говорит Алексей Ламыкин. — Это позволяет оптимизировать покупку с точки зрения необходимых функций и цены».
Еще одним мощным эффектом использования аутсорсинговых услуг являются создание и совершенствование корпоративных стандартов.
Компаниям с территориально распределенной сетью требуется единообразие процессов во всех филиалах, соответственно, возникает необходимость в корпоративных стандартах. Оптимизация ряда процессов при использовании аутсорсинга помогает выработать эти стандарты.
Е. Некрасова, cio-world.ru