Нарушения в учете обмундирования



Нарушения в учете обмундирования

Учет материальных запасов был регламентирован п. 50-72 Инструкции N 148н. Среди нарушений, выявленных в 2011 году, можно отметить следующие.
Передача материальных запасов от одного материально ответственного лица другому отражалась записью: Дебет 0 105 00 340 / Кредит 0 105 00 440, тогда как следовало: Дебет 0 105 00 340 / Кредит 0 105 00 340.
Учет спецодежды стоимостью свыше 20 000 руб. осуществлялся на счетах основных средств, что являлось нарушением п. 51 Инструкции N 148н. В соответствии с абз. 7 указанного пункта специальная одежда и специальная обувь должны были относиться к материальным запасам независимо от их стоимости и срока службы. Заметим, что аналогичные требования содержит п. 99 Инструкции N 157н.
В нарушение п. 59 Инструкции N 148н не выполнялась маркировка поступившего мягкого инвентаря. Напомним, что в данном случае к мягкому инвентарю согласно п. 68 Инструкции N 148н следовало относить:
- белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);
- постельное белье и постельные принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т.п.);
- одежду и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.);
- обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.);
- спортивную одежду и обувь (костюмы, ботинки и т.п.);
- прочий мягкий инвентарь.
Обращаем ваше внимание, что аналогичные требования установлены п. 118 Инструкции N 157н.
Неверно оформлялась выдача спецодежды работникам организации. Операции по выдаче спецодежды работникам имеют смысл перемещения материальных запасов внутри учреждения от одного материально ответственного лица к другому. Первичным документом, на основании которого делается запись в учете, является Требование-накладная (ф. 0315006). Применение Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) некорректно, поскольку в соответствии с Указаниями о применении форм первичных учетных документов (приложение 2 к Инструкции N 148н) данный документ служил основанием списания материальных ценностей с баланса учреждения. Кроме того, выдача работникам и сдача ими спецодежды должны были фиксироваться записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к Правилам обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 N 290н (далее - Приказ N 290н).
Следующим нарушением являлось списание спецодежды с учета в момент ее выдачи в эксплуатацию, что противоречило нормам п. 62 Инструкции N 148н и Приказа N 290н. Заметим, что нормы инструкции разрешают списание только вследствие непригодности спецодежды, при этом срок носки значения не имеет. Пригодность указанной спецодежды к дальнейшему использованию, необходимость проведения и состав мероприятий по уходу за ней, а также процент ее износа устанавливаются уполномоченным работодателем должностным лицом или комиссией по охране труда организации (при наличии) и фиксируются в личной карточке учета выдачи спецодежды (п. 22 Приказа N 290н).
Далее следует отметить, что в соответствии с п. 60 Инструкции N 148н материальные запасы (ветошь, запчасти и др.), остающиеся в распоряжении учреждения по результатам ликвидации, разукомплектации нефинансовых активов, подлежали постановке на учет. Это в большинстве случаев бюджетными организациями не выполняется. Заметим, что нормы новой Инструкции N 157н имеют аналогичные регламентации. В соответствии с п. 106 данного документа фактическая стоимость материальных запасов, остающихся у учреждения в результате разборки, утилизации (ликвидации) основных средств или иного имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.
В 2010 году операция по постановке на учет материальных запасов, остающихся у учреждения в результате ликвидации, разукомплектации нефинансовых активов, должна быть оформлена следующим образом: Дебет 1(2) 105 00 340 / Кредит 1(2) 401 01 180.
Нарушения в списании топлива и горюче-смазочных материалов являются самыми распространенными по результатам проверок.
Во-первых, очень часто можно встретить факты списания ГСМ, расходование которых не подтверждено путевым листом (или путевой лист заполнен с нарушениями, без указания пути следования). Согласно разъяснениям Минфина списание ГСМ должно производиться на основании путевых листов. С выходом Инструкции N 148н бюджетные учреждения утратили право выбора форм путевых листов. В настоящее время им рекомендовано использовать при списании ГСМ следующие формы:
- 0340002 "Путевой лист строительной машины";
- 0345001 "Путевой лист легкового автомобиля";
- 0345002 "Путевой лист специального автомобиля";
- 0345004, 0345005 "Путевой лист грузового автомобиля";
- 0345007 "Путевой лист автобуса необщего пользования".
Минфин в Письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 разъяснил, что основанием для списания расходов по ГСМ могут также служить самостоятельно разработанные организацией бланки путевых листов, если в них содержатся все обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ Минтранса РФ N 152).
Расходы по хозяйственным операциям, оформленные с использованием иных форм путевых листов, не содержащих утвержденных обязательных реквизитов, не принимаются контролирующими органами.
В разделе II Приказа Минтранса РФ N 152 перечислены обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены при оформлении путевого листа:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Отсутствие отдельных из указанных реквизитов будет расцениваться как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.
Иногда при проверках учреждений констатируется тот факт, что срок выдачи путевых листов превышает срок, утвержденный законодательством.
В соответствии с п. 10 Приказа Минтранса РФ N 152 учреждениям официально разрешено оформлять путевые листы на срок, не превышающий один месяц, поэтому выдача путевого листа на больший срок будет противоречить условиям его оформления, и такой путевой лист может быть не принят к учету.
Учреждениям при утверждении внутренним локальным актом сроков выписки путевых листов следует также учитывать разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23. В нем указано, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов на ГСМ.
В отведенных для этих целей строках и графах должен быть указан конкретный путь следования. Такие записи, как "поездки по городу", "езда по городу" или "по заданию учреждения", не смогут подтвердить производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129), поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, что автомашина была использована именно в служебных целях. В результате невозможно проконтролировать пробег автомобиля.
Во-вторых, в ряде бюджетных организаций отсутствует внутренний локальный акт об утверждении норм расхода ГСМ. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р введены в действие Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Методические рекомендации). Данный документ обязателен для автотранспортных организаций, бюджетные организации ими не являются, однако решение об использовании норм, указанных в данном документе, они должны утвердить внутренним локальным актом.
В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить своими приказами нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.
До издания приказа, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, Минфин позволяет руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. На основании этих сведений руководитель организации издает приказ, в котором устанавливает нормы списания ГСМ. После получения сведений от научной организации, осуществляющей разработку норм списания ГСМ по специальной программе-методике, приказом руководителя утверждаются другие нормы списания ГСМ (письма Минфина РФ от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61).
При расчете норм используют значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива, указанных в Методических рекомендациях, для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок их применения, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и другую информацию.
Базовая норма расхода топлива будет зависеть от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемого топлива. При расчете базовой нормы учитывают массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах правил дорожного движения. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Транспортная норма (норма на транспортную работу) включает базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза. Эксплуатационная норма устанавливается на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок). Базовая норма также зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от массы перевозимого груза.
Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства.
В частности, нормы могут быть увеличены с учетом следующих обстоятельств.
- норма расхода топлива и смазочных материалов в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) увеличивается с 5 до 20%. В приложении 2 к Методическим рекомендациям установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;
- учитывается работа автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500 м). Надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий - до 30%;
- учитывается работа автотранспорта в городах с определенной численностью населения. Чем выше численность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если численность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при численности населения от 1 до 3 млн. человек - до 20% и т.д.;
- при пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (при обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%; при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.
В ряде случаев норма расхода топлива, наоборот, может снижаться, например при работе автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае норма расхода топлива может быть уменьшена не более чем на 15%.
Смазочные средства, а именно масла, тормозные жидкости, тосол, списываются также по установленной норме. Приложением 1 к Методическим рекомендациям нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) определены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок - в килограммах.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п. В приложении 1 к Методическим рекомендациям приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.
В-третьих, допускается списание ГСМ по факту. При списании ГСМ необходимо учитывать, что, как правило, показатели граф "Расход по норме" и "Расход фактически" путевого листа равны. В случае если расход по норме превышает фактический расход, списание производится по фактическому расходу бензина. Если фактический расход превышает нормативный, то бензин следует списывать по норме.
Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля должен определяться расчетным путем с учетом проделанного километража. Его расчет может производиться по формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где:

Qн - нормативный расход топлива, л;
Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S - пробег автомобиля, км;
D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

ПОДПИСКА НА НОВОСТИ

Ежедневные обновления и бесплатные ресурсы.