Разработка должностных инструкций: эффективный подход



Разработка должностных инструкций: эффективный подход

Действующая редакция Трудового кодекса Российской Федерации не регламентирует вопросы, касающиеся должностных инструкций, однако совершенно очевидно то, что качественно составленные должностные инструкции являются очень важными и необходимыми документами для качественной организации бизнес-процессов компании. В их содержании обычно указываются трудовые функции сотрудников, их должностные обязанности, пределы устанавливаемой ответственности. Кроме того, предусматриваются и требования к квалификации сотрудников по занимаемым должностям.

Таким образом, порядок разработки должностных инструкций не урегулирован нормативно-правовыми актами и руководство компании - работодателя самостоятельно определяет правила оформления инструкций и внесения в них изменений. А есть ли в этом необходимость? Опыт подсказывает, что однозначно - есть. Отстутствие должностных инструкций приводит к ситуации, при которой за конечный результат деятельности никто не отвечает, потому что нет четкой регламентации должностных обязанностей, не достигается должная производительность труда и как следствие - потеря из-за этого части прибыли. Поэтому к разработке этих документов следует отнестись очень внимательно, используя при этом самый эффективный подход.

Следует отметить, что должностная инструкция может быть представлена как приложение к трудовому договору с сотрудником, и как самостоятельный документ, который утверждается руководителем.

Очевидно, что внесение изменений в должностную инструкцию потребуется тогда, когда появятся изменения обязательных условий трудового договора с сотрудником, соответственно при этом необходимо позаботиться о заблаговременном уведомлении об этом сотрудника, причем обязательно в письменной форме. Далее, если сотрудник выразил свое согласие на продолжение трудовых отношений, возможно соответствующее внесение изменений в должностную инструкцию.

В том случае, если инструкция оформлена как приложение к трудовому договору с сотрудником, то появляется необходимость внесения одновременных изменений и в трудовой договор и должностную инструкцию. Эту задачу следует решать с помощью оформления дополнительного соглашения.

Если же должностная инструкция утверждена руководителем как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, то целесообразно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, при этом обязательно письменно ознакомив с ней сотрудника.

Существует множество методик разработки должностных инструкций. Наиболее эффективным представляется подход, при котором произодится концентрация на результате, который будет получен при выполнении сотрудником своей трудовой функции. Содержание инструкции должно явно отвечать на вопрос: за что конкретно сотрудник получает вознаграждение? Применение общих, "размытых" формулировок выполнения работ следует избегать.

Руководители под определением служебных функций обычно понимают описание определенных действий, например - организовывать, курировать, координировать, контролировать. При этом ни сотрудник - выполняющий функции, ни руководитель точно не знают, что является результатом подобного рода действий.

Приведем следующий пример. Сравним две формулировки: первая - "организация хранения документов", вторая - "обеспечивает сохранность документов на бумажных носителях, для учета документов ведет реестры, позволяющие уменьшить время их поиска, производит выдачу копий и их учет". В первом случае сотрудник увидит общую формулировку и будет понимать ее по своему, в ней не видно что конкретно, какая работа подразумевается, за что он отвечает при организации хранения документов. Во второй формулировке - сотрудник увидит ясный перечень действий, которые он должен выполнять на порученном участке работы, а руководство получит возможность эффективно контролировать эти действия.

И в завершение, представим вариант должностной инструкции, а именно - разделы из которых она может состоять. Конечно, в зависимости от специфики деятельности компании, ее формат может быть изменен.

  1. Описание цели выполняемой работы по занимаемой должности.
  2. Описание задач сотрудника.
  3. Критерии оценки выполнения работы сотрудником.
  4. Права сотрудника, занимающего должность.
  5. Обязанности и ответственность сотрудника, занимающего должность.
  6. Алгоритм организации взаимодействия сотрудника с внутренними и внешними клиентами. (По нашему мнению здесь необходима взаимоувязка действий всех сотрудников в единый логический процесс. Для этого мы разрабатываем специальные регламенты взаимодействия сотрудников и оформляем их в виде матрицы «требования внутренних клиентов друг к другу»)
  7. Ресурсы для выполнения работы по занимаемой должности.
  8. Описание процедуры введения и освоения занимаемой должности. Порядок обучения и адаптации.
  9. Стандарты и документы, с которыми работает сотрудник.

ПОДПИСКА НА НОВОСТИ

Ежедневные обновления и бесплатные ресурсы.